Über uns

Wir bei office people bringen täglich tausende Menschen mit unserem weit verzweigten Kundennetzwerk zusammen. Als erfahrener Personaldienstleister sind wir an über 130 Standorten in 10 Ländern erfolgreich für unsere Mitarbeiter und Kunden im Einsatz.

Warum gerade wir?

Was erwartet Sie?

1. Sie unterstützen den Leiter der Abteilung durch selbstständige und eigenverantwortliche Durchführung aller anfallenden Assistenz- und Unterstützungsaufgaben wie beispielsweise die Koordination und Priorisierung von Terminen in Abstimmung mit den notwendigen Teilnehmern und Terminverfolgung.
2. Auch die eigenständige Priorisierung und Abarbeitung von interner und externer Korrespondenz ist Teil Ihrer Tätigkeit.
3. Sie sind zuständig für die Organisation und Koordination von Besprechungen, Gremien, Team-Workshops, Foren incl. Unterlagenvorbereitung und Nachbereitung incl. Aufgabensteuerung.
4. Selbstständiges Vorausplanen von zyklisch wiederholten Terminen, übergeordnete Terminplanung der Abteilung, Organisation von Briefingterminen sowie die Sicherstellung von Vertretungen gehört zu Ihren Aufgaben.
5. Sie verantworten die Bearbeitung und Konsolidierung von fachlichen Inhalten der Abteilung.
6. Die Erarbeitung und Umsetzung von Potenzialen zur Prozessverbesserung der Assistenzprozesse und weiterer Abteilungsprozesse ist Teil Ihres Aufgabengebietes.
7. Zudem sind Sie zuständig für allgemeine Themen wie die EKW-Bearbeitung, Postbearbeitung, Dienstreisebuchungen/ -abrechnungen, Rollen- und Berechtigungsverwaltung.

Was sollten Sie mitbringen?

1. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium oder eine vergleichbare Qualifikation

2. Sicherheit im Umgang mit MS Office Anwendungen, Notes, Teams. etc.
3. Fähigkeit zum Erlernen des Handling von BMW Systemen, Prozesse und Richtlinien im Assistenzbereich (z.B. SAP, GSS, ELAN, IdAS, DIVA, PRIMA, EDU, myTMS, eGRC)

4. Organisationstalent, gutes Zeitmanagement sowie kommunikative Fähigkeiten

5. Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse